Три числа замість одного
| Число | Що означає | Приклад |
|---|---|---|
| Лежить | фізично на полиці чи складі | 5 светрів розміру M |
| Зарезервовано | обіцяно покупцям у відкритих замовленнях | 2 — чекають оплати |
| Доступно | лежить мінус зарезервовано | 3 — стільки можна продати |
Більшість помилок обліку — від того, що продавець тримає лише перше число. Тоді останній светр продається двом покупцям: обидва бачили «є в наявності», і одному доведеться писати вибачення.
Коли товар має рухатись
| Подія | Що відбувається |
|---|---|
| Покупець оформив замовлення | товар іде в резерв, доступне зменшується |
| Замовлення скасоване | резерв знімається |
| Покупець не оплатив у строк | резерв знімається, товар знову доступний |
| Посилка поїхала | товар списується з полиці |
| Покупець відмовився, посилка їде назад | нічого: товару ще немає на полиці |
| Посилка повернулась і її прийняли | товар повертається на полицю |
| Прийшла поставка | залишок збільшується |
Найчастіше плутають два моменти. Перший — списувати товар у момент замовлення: тоді скасоване замовлення забирає товар назавжди, якщо його не повернути руками. Другий — повертати товар на склад, щойно покупець відмовився: посилка ще тиждень їде назад, а ви вже продаєте одиницю, якої немає.
Варіанти: розмір і колір — окремі залишки
«Светр — 12 штук» нічого не каже покупцю, який питає «а M у сірому є?». Залишок має жити на рівні варіанта: кожна комбінація розміру й кольору — свій рядок зі своєю кількістю. Зручно, коли всі варіанти одного товару видно однією таблицею: так одразу помітно, що L закінчились у всіх кольорах.
Два канали — один залишок
Якщо ви продаєте ще й на маркетплейсі, залишок має бути один на обидва канали, інакше той самий товар продається двічі. Як це влаштувати з Prom.ua — у статті «Prom.ua та Instagram одночасно».
Коли таблиці вже не вистачає
- Ви вже хоч раз продали товар, якого не було, бо забули оновити рядок.
- Над таблицею працює більше ніж одна людина, і правки перетираються.
- Резерв ведете в голові: «цей светр я обіцяла Олені, поки вона не оплатила».
- Щоб дізнатись, що дозамовити, треба переглянути весь файл.
Таблиця — нормальний старт, але вона не знає про замовлення, оплати й посилки, тому кожен рух доводиться вносити руками. Детальніше про етапи — у статті «Облік замовлень з Instagram».
Як це працює у velmio
- Відкрите замовлення резервує товар, неоплачене знімає резерв після строку (типово 72 години) і надсилає вам сповіщення.
- Товар списується, коли посилка Нової Пошти поїхала, а повертається документом повернення, позиція за позицією.
- Товар із варіантами — до трьох характеристик, у кожного варіанта свій залишок, ціна й артикул.
- Поставку можна завести з фото накладної постачальника: модель читає позиції, а що записати, вирішуєте ви на екрані перевірки.
- Вид «Час дозамовити» збирає варіанти, що закінчились або закінчуються.
Переміщень між складами й інвентаризації у velmio немає: це CRM для продажів, а не складська програма. Усе про каталог — на сторінці «Каталог і залишки».
Питання й відповіді
Що таке резерв товару?
Резерв — це товар, обіцяний покупцю у відкритому замовленні. Він ще лежить на полиці, але продати його іншому покупцю вже не можна. Доступний залишок = лежить мінус зарезервовано.
Коли списувати товар — при замовленні чи при відправці?
При відправці. Під час замовлення товар резервується, а списується, коли посилка поїхала. Так скасоване чи неоплачене замовлення не забирає товар зі складу назавжди.
Чи повертати товар на склад, коли покупець відмовився від посилки?
Ні, лише коли посилка фізично повернулась і ви її прийняли. Поки вона їде назад, товару немає на полиці, і показувати його доступним не можна.
Чи можна вести залишки в Google Таблиці?
Можна на старті, але таблиця не знає про замовлення й посилки, тож резерв, списання й повернення доводиться вносити руками. Коли замовлень десятки на день, помилки стають неминучими.