Облік замовлень з Instagram: коли досить таблиці, а коли потрібна CRM

Етап 1: блокнот і нотатки

Так починають майже всі: замовлення в нотатках телефона, оплати — у застосунку банку, відправки — у кабінеті Нової Пошти. Працює, поки продавець один і все пам'ятає. Ламається на першій же відпустці чи хворобі.

Етап 2: Google Таблиця

Таблиця — чесний і безкоштовний інструмент. Типовий набір колонок: дата, нік в Instagram, товар і розмір, сума, спосіб оплати, оплачено (так/ні), місто й відділення, ТТН, статус. Таблицю можна відкрити з телефона й дати доступ помічниці.

Але кожен рядок таблиці — це ручне перенесення з переписки, і саме тут губляться гроші:

• розмір чи адресу переписали з помилкою — посилка поїхала не туди;
• «оплачено» ставиться вручну після перевірки банку, і переказ без підпису ніхто не може зіставити із замовленням;
• двоє людей відповідають тому самому покупцю, бо в таблиці не видно, хто вже писав;
• залишок у таблиці не зменшується сам, і останню річ продають двічі;
• дохід для декларації ФОП усе одно рахується окремо, з банківської виписки.

Ознаки, що таблиця вже заважає

• Замовлень більше 10–15 на день або з'явився другий менеджер.
• Ви щодня звіряєте перекази в банку з рядками таблиці.
• Покупці пишуть «ви мене забули?» — повідомлення губляться в Direct.
• Ви не знаєте, скільки заробили цього місяця, без окремого підрахунку.
• Наближається ліміт доходу ФОП, а ви бачите його лише раз на квартал.

Етап 3: CRM для Instagram

CRM має сенс не тому, що в ній є колонки, а тому, що вона прибирає ручне перенесення. Перевіряйте при виборі:

1. Підключення Direct через офіційний API Meta. Сервіси, що просять пароль від Instagram, ризикують вашим акаунтом.
2. Замовлення з чату: позиції з каталогу, а не ручний текст.
3. Оплата, яка бачиться сама: посилання на оплату з прив'язкою до замовлення замість звірки переказів. Способи оплати порівняли в статті «Як приймати оплату за товари з Instagram».
4. Доставка: ТТН Нової Пошти із замовлення й номер покупцю в чат.
5. Залишки: резерв під замовлення, щоб не продати річ двічі.
6. Облік ФОП: дохід із реальних оплат, а не окремий підрахунок.
7. Ціна при вашому обсязі і чи є безкоштовний старт, щоб спробувати на своїх покупцях.

Де тут velmio

velmio — CRM саме для цього шляху: інбокс Instagram Direct, замовлення з чату, посилання на оплату, накладні Нової Пошти, залишки з резервом і дохід в обліку ФОП. Типові діалоги може вести агент за вашим сценарієм. Є безкоштовний тариф для одного продавця й до 100 товарів — порівняння тарифів.

Універсальні CRM для інтернет-магазинів сильні в іншому — багатоскладський облік, десятки каналів продажу, складна логістика. Якщо у вас саме це, порівнюйте з ними; якщо основний канал — Direct, а головний біль — оплати й облік, velmio зроблений під ваш випадок.